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Tipps für die Vorbereitung und Durchführung von Versammlungen

Der Erfolg jeder Versammlung hängt von ihrer sorgfältigen Vorbereitung ab. Dazugehören:

  1. Termin der Versammlung

  2. Wahl des Versammlungsraumes

  3. Auswahl der zu behandelnden Themen

  4. Rechtzeitiges Ansprechen eventueller Referenten

  5. Rechtzeitiger Versand der Einladungen.

 

Wann soll die Versammlung stattfinden ?

Der Termin der Versammlung sollte sich nicht mit anderen Veranstaltungen, wie Gemeinderatssitzungen, Parteiversammlungen usw. überschneiden. Auch sollte das Programm des Fernsehens beachtet werden, ob nicht z. B. eine wichtige Sportveranstaltung usw. übertragen wird.

Wahl des Versammlungsraumes

Der Verantwortliche für die Vorbereitung der Versammlung muss sich rechtzeitig davon überzeugen, ob der gewählte Raum in Ordnung und ob auch für alle »Nebensächlichkeiten« gesorgt ist:

Schlüssel vorhanden?
Ist der Raum sauber?
Stimmt die Beleuchtung?
Ist für die Zufuhr frischer Luft gesorgt? (wichtig, wenn geraucht wird)
Funktioniert (im Winter) die Heizung?
Sind Tischdecken da?
Wird ein Mikrofon mit Lautsprecheranlage benötigt?
Ist der Platz für den Referenten günstig gewählt?

Auswahl der zu behandelnden Themen

Abgesehen von den durch die Satzung vorgegebenen Themen, wie Geschäfts- und Kassenberichte, Entlastung und Wahlen, muss die Auswahl der Themen wohlüberlegt sein. Je näher ein Thema an den Interessen des anzusprechenden Personenkreises liegt, um so mehr Resonanz ist zu erwarten.

Rechtzeitiges Ansprechen eventueller Referenten

Wird ein Referent benötigt, so sind Termin und Thema rechtzeitig mit ihm abzustimmen. Referenten haben oft einen vollen Terminkalender. Man bietet dem Referenten am besten mehrere Termine an.

Rechtzeitiger Versand der Einladungen

Rechtzeitig, mindestens zwei Wochen vor der Veranstaltung, sind die Teilnehmer einzuladen. Die Einladung sollte auf jeden Fall schriftlich erfolgen und genaue Hinweise über den Tagungsort, Versammlungsbeginn sowie die zu behandelnden Themen enthalten. Eventuell ist es erforderlich, einen Fahrdienst für ältere und behinderte Mitglieder zu organisieren.

 

Leitung und Ablauf einer Versammlung

Stets pünktlich beginnen
Der Versammlungsleiter eröffnet die Veranstaltung
erläutert kurz den Zweck der Versammlung
stellt den Referenten vor
erteilt diesem das Wort
notiert sich Stichworte für die Diskussion
eröffnet die Aussprache
leitet die Diskussion und achtet darauf, dass die Diskussion nicht einseitig wird
fasst zusammen, schlägt Beschlüsse vor
beendet die Versammlung zu einem zuvor festgesetzten Zeitpunkt.
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Letzte Aktualisierung am 05.03.06
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